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¿Cómo elegir un sistema de telefonía para mi empresa?

Una buena atención al cliente es uno de los factores que influyen más en la satisfacción de éstos. Hoy en día los canales que se utilizan en los negocios son diversos: email, chat online e incluso últimamente se empieza a ver el uso de whatsapp en comercio electrónico. Aun así, mucho clientes siguen prefiriendo el teléfono como canal de comunicación para solicitar información. Una de las soluciones más efectivas y flexibles que han surgido en los últimos años en telefonía para empresas son los servicios de centralitas virtuales.

Elegir el servicio telefónico correcto entre tanta oferta disponible es una labor ardua en la que muchas veces se olvida cuáles son las necesidades reales de la empresa. ¿Cuáles son las características a las que hay que prestar atención a la hora de elegir una solución de telefonía?
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Numeración

¿902, 900, geográfico? Lo más inmediato es pensar en un número geográfico, la ventaja es que no supone una barrera a los clientes a la hora de llamar puesto que están incluidos en la mayoría de las tarifas planas. Los 902 son percibidos por los clientes como costosos y en algunos casos evitarán llamar a dichos números. La mejor opción de cara al cliente es un número 900 ya que es gratuito, pero repercurtirá en más gastos para la empresa.

Bonos de llamadas y tarifas planas

A la hora de realizar llamadas es recomendable escoger un servicio que incluya algún tipo de bono o tarifa plana para controlar el gasto telefónico. Es importante leer siempre la letra pequeña para saber cuántos minutos reales incluye la tarifa plana y qué destinos están incluidos. Dependiendo del tipo de llamadas que se van a realizar conviene contratar un bono de llamadas a fijos, móviles, internacionales o uno mixto que incluya todo.

Terminales

Para hacer y recibir las llamadas es necesario algún tipo de terminal. Las opciones más comunes son:

  • Usando un teléfono software o softphone desde un ordenador o smartphone,
  • con un adaptador para teléfonos analógicos,
  • con un teléfono IP de sobremesa o inalámbrico,
  • también se pueden utilizar desvíos a fijos o móviles ya existentes.

La opción más económica suele ser utilizar un teléfono software, pero la mayoría de los proveedores ofrecen terminales IP en alquiler para reducir la inversión inicial.

Transferencias y desvíos

Si se dispone más de un puesto en la empresa será necesario que la centralita disponga de servicio de transferencias. Con ellas se podrán desviar llamadas a otros teléfonos en el transcurso de la conversación. Conviene comprobar que el servicio elegido permite transferir llamadas a otras extensiones internas así como a números externos (tanto fijos como móviles).

Otra opción es el desvío de llamadas, que permite que las llamadas se redirijan directamente la móvil en ciertos horarios o cuando no se responda en un terminal en la oficina.