Factura electrónica. ¿Debo usarla en mi negocio?

La factura electrónica es una factura que se emite y recibe en formato electrónico, por ejemplo por email o través de una web. Es una alternativa legal en España al envío tradicional de facturas siempre que se cuente con el consentimiento del receptor de éstas.

Tanto las facturas tradicionales como las electrónicas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, por lo que están sujetas a las mismas obligaciones en su contenido, requisitos y conservación.

¿Estoy obligado a emitir facturas electrónicas?

Una de las pocas desventajas de la factura electrónica: la falta de creatividad

Una de las pocas desventajas de la factura electrónica: la falta de creatividad


Si se va a facturar a la Administración Pública como proveedor, la respuesta es sí y además el formato deberá ser en Facturae.

En el resto de los casos sólo las empresas con las siguientes actividades están obligadas a emitir facturas electrónicas:

  • Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
  • Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
  • Servicios de suministro de agua a consumidores.
  • Servicios de suministro de gas al por menor.
  • Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.

También en el caso de que la contratación del servicio se realiza por medios electrónicos están obligados a emitir facturas electrónicas las empresas con las siguientes actividades:

  • Servicios de agencia de viajes.
  • Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
  • Actividades de comercio al por menor.

¿Cómo puedo emitir una factura electrónica?

Vamos a hacer un ejemplo de una factura en PDF para que sea válida como factura electrónica. Crearemos una factura con LibreOffice Calc y la exportamos en PDF.

La factura electrónica tiene que cumplir tres requisitos:

  • Legilibidad: que sea legible por humanos. basta con haberla editado con algún procesador de textos o herramienta similar, por ejemplo con LibreOffice y exportala a PDF.
  • Integridad: que se pueda verificar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
  • Autenticidad: que se pueda verificar quién es emisor de la factura.

Un fichero PDF convencional ya cumple con el requisito de legibilidad puesto que es legible por humanos. Para que además se pueda verificar la integridad del contenido y la autenticidad hay que firmarla con un certificado reconocido (por ejemplo uno emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). Para ello podemos utilizar la aplicación gratuita JSignPDF:

Una vez instalada y abierta la aplicación JSignPDF seguimos los siguientes pasos:

jsignpdf

  • Hacemos clic en “Advanced View”.
  • Hacemos clic en “Load keys” y seleccionamos en el campo “Key alias” el nombre del cerficado digital con el que queremos firmar la factura.
  • En “Input PDF file” seleccionamos el fichero PDF con la factura y en “Output PDF file” el nombre del fichero de salida como por ejemplo “factura_firmada.pdf”.
  • Por último hacemos clic en “Sign It” y se creará el fichero “factura_firmada.pdf” que ya es una factura electrónica válida.

El cliente que reciba la factura podrá verificar la autenticidad y la integridad abriendo la factura con un lector PDFs que soporte verificación de firma, como por ejemplo Adobe Acrobat Reader. En la parte superior aparecerá una barra azul indicando que el PDF ha sido firmado y la firma es válida.

firma_valida

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