Pequeña consultora

Comenzamos los casos de uso con una centralita estándar. El caso será el de una pequeña consultoría informática especializada emplazada en Toledo. Cuenta con 8 trabajadores y recibe una cantidad de llamadas importante pero que rara vez supera las 2 llamadas simultáneas.

Los clientes de la empresa se sitúan principalmente en Castilla La Mancha y Madrid y dadas las características de la empresa casi todos los trabajadores se encuentran en alguna ocasión fuera de la oficina, ya sea realizando labores de consultoría o comerciales e interesa que puedan recibir llamadas de los clientes mientras están fuera.

En determinadas circunstancias 2 de los trabajares viajan a Alemania (2 o 3 veces al año) para visitar la empresa que implementa uno de los programas informáticos que distribuyen y soportan, con la cuál mantienen una comunicación frecuente.

Contratación

Dada la situación actual de la empresa ésta opta por contratar un plan Standard que se adapta perfectamente a sus necesidades actuales, permitiéndoles aumentar o disminuir tanto las extensiones como las líneas en caso de necesidad. Además de portar su número actual en Toledo (tras consultarlo en la opción disponible aquí) adquirirán un número de teléfono en Madrid para una mayor proximidad y facilidad económica para sus clientes.

Con respecto a los equipos se adquieren 5 auriculares con micrófono para soporte telefónico que los consultores podrán llevarse cuando salgan con sus portátiles o utilizarlos en la oficina. Para gerencia y administración se adquieren 2 Linksys SPA921 de una línea y para la operadora de la empresa se adquiere un Linksys SPA962 que permite el añadido de una consola de operadora con iluminación de las extensiones ocupadas o no disponibles.

Nada más realizar la compra ya pueden acceder a su panel en el que ya disponen número de teléfono de Madrid y cuando la portabilidad termine también dispondrán del de Toledo.

Configuración general

Al día siguiente uno de los trabajadores configura el plan de llamadas añadiendo las extensiones de los 8 trabajadores. En primera instancia configura una centralita básica con los horarios de la empresa y un aviso cuando no se encuentre en ellos siendo llevada la llamada al contestador. En caso de estar en horario laboral la llamada escuchará una locución sencilla grabada por él mismo en la se pide que marque 1 para hablar con administración y comercial y 2 para hablar con soporte. En el caso de que pulse 1 la llamada será desviada a al teléfono 962 con sidecar (operadora) donde la persona al teléfono desviará la llamada a la persona que convenga. En el caso de marcar 2 se realizará una llamada de forma secuencial a las 5 extensiones de los consultores.

Instalación

Softphones

En este caso y dado que los consultores de soporte se encuentran tanto en la oficina como fuera y se desea que puedan atender las llamadas de los clientes cuando estén en el exterior se les ha dotado de equipos portátiles, en los cuales se instalará el softphone PhoneIP (LINK). De esta forma se consigue que si el consultor se encuentra en un lugar dotado con internet pueda realizar llamadas estando en la centralita y utilizando los auriculares adquiridos en la contratación.

Dado que puede darse la situación de que el consultor desplazado no disponga de conexión en un momento determinado (cosa que se podría solventar en parte con una conexión 3G para el ordenador portatil) se desea que la llamada se realice al móvil de empresa. Para esto existen 2 posibilidades:

1. Que el usuario cambie su estado manualmente desde su panel de extensión en el módulo de Transferencias.
2. Añadir a la extensión una llamada a móviles en el conector inferior (como se muestra en la imagen).

Terminales IP

La configuración de los dispositivos IP adquiridos (2 Linksys SPA921 y 1 Linksys SPA962 con sidecar) se realiza de manera secilla tal y como se especifica en la sección de Instalación.

Peculiaridades

Desplazamientos al extranjero

En las situaciones en las que los trabajadores tengan que ir a Alemania existen varias posibilidades con las que cuenta la centralita, no necesariamente excluyentes.

1. La principal y mejor es que los trabajadores se conecten a la centralita desde sus portátiles vía la conexión a Internet de la empresa en la que se encuentren.
2. Adquirir un número de teléfono en Alemania para la centralita y los trabajadores podrán llamar a la misma a precio de llamada nacional.
3. Usar un número de Alemania para permitir a los trabajadores realizar llamadas utilizando la centralita al extranjero (España, por ejemplo) usando la función de Devolución de llamada. Esto permite a los trabajadores mantenerse en contacto con sus cliente en cualquier lugar a precio de llamada nacional.