¿Cómo elegir un sistema de telefonía para mi empresa?

Una buena atención al cliente es uno de los factores que influyen más en la satisfacción de éstos. Hoy en día los canales que se utilizan en los negocios son diversos: email, chat online e incluso últimamente se empieza a ver el uso de whatsapp en comercio electrónico. Aun así, mucho clientes siguen prefiriendo el teléfono como canal de comunicación para solicitar información. Una de las soluciones más efectivas y flexibles que han surgido en los últimos años en telefonía para empresas son los servicios de centralitas virtuales.

Elegir el servicio telefónico correcto entre tanta oferta disponible es una labor ardua en la que muchas veces se olvida cuáles son las necesidades reales de la empresa. ¿Cuáles son las características a las que hay que prestar atención a la hora de elegir una solución de telefonía?
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Numeración

¿902, 900, geográfico? Lo más inmediato es pensar en un número geográfico, la ventaja es que no supone una barrera a los clientes a la hora de llamar puesto que están incluidos en la mayoría de las tarifas planas. Los 902 son percibidos por los clientes como costosos y en algunos casos evitarán llamar a dichos números. La mejor opción de cara al cliente es un número 900 ya que es gratuito, pero repercurtirá en más gastos para la empresa.

Bonos de llamadas y tarifas planas

A la hora de realizar llamadas es recomendable escoger un servicio que incluya algún tipo de bono o tarifa plana para controlar el gasto telefónico. Es importante leer siempre la letra pequeña para saber cuántos minutos reales incluye la tarifa plana y qué destinos están incluidos. Dependiendo del tipo de llamadas que se van a realizar conviene contratar un bono de llamadas a fijos, móviles, internacionales o uno mixto que incluya todo.

Terminales

Para hacer y recibir las llamadas es necesario algún tipo de terminal. Las opciones más comunes son:

  • Usando un teléfono software o softphone desde un ordenador o smartphone,
  • con un adaptador para teléfonos analógicos,
  • con un teléfono IP de sobremesa o inalámbrico,
  • también se pueden utilizar desvíos a fijos o móviles ya existentes.

La opción más económica suele ser utilizar un teléfono software, pero la mayoría de los proveedores ofrecen terminales IP en alquiler para reducir la inversión inicial.

Transferencias y desvíos

Si se dispone más de un puesto en la empresa será necesario que la centralita disponga de servicio de transferencias. Con ellas se podrán desviar llamadas a otros teléfonos en el transcurso de la conversación. Conviene comprobar que el servicio elegido permite transferir llamadas a otras extensiones internas así como a números externos (tanto fijos como móviles).

Otra opción es el desvío de llamadas, que permite que las llamadas se redirijan directamente la móvil en ciertos horarios o cuando no se responda en un terminal en la oficina.

¿Qué hago con mi Windows XP?

Durante varias semanas se lleva oyendo que el ciclo de vida de Windows XP iba a terminar. Ese día, el 8 de abril de 2014, ya ha llegado. Oficialmente ya no hay soporte para Windows XP, una de las versiones de Windows más extendida y que mejor resultado ha dado. Y, ¿qué ocurre ahora? ¿Va a dejar de funcionarme el ordenador? ¿Tendré que hacer algo? Porque la verdad que aparentemente todo sigue igual…Logo Windows XP

Todas estas preguntas seguro que le han pasado a más de uno por la cabeza. En Internet hay un montón de información y a veces es difícil entender o encontrar lo que nos hace falta. Nosotros te ayudamos a resolverlas.

Lo primero que debemos de tener claro es qué es eso del ciclo de vida. El ciclo de vida de un sistema operativo, como el Windows XP, es el tiempo durante el que el fabricante (Microsoft en este caso), se preocupa por él. Esto significa que periódicamente saca actualizaciones y parches de seguridad que normalmente se instalan sin que tú te des cuenta.

Vale, y ¿a mí que me importa que ahora Microsoft no saque esas actualizaciones o parches de seguridad? Yo llevo 8 años usando mis programas habituales y todo funciona bien así que igual esto no me afecta a mí. Además, ¡tengo un antivirus!.

¡Cuidado!, porque estás equivocado. Sin entrar en detalles técnicos, un sistema operativo sin parches de seguridad, es tarde o temprano, un sistema vulnerable, independientemente de que tengas un antivirus o no. Hazte a la idea de que gente con NO muy buenas intenciones, va a poder acceder a todo tu equipo cuando simplemente visites una web y hacer con él lo que le plazca.

Creo que estamos todos de acuerdo en que esto no es agradable. Pero entonces, ¿qué hago?. Desde Monema te recomendamos lo siguiente:

  1. Haz una copia de seguridad de tus datos. Piensa que alguien puede acceder a tu ordenador y dejarlo inservible. Guarda siempre de forma periódica lo que te valga.
  2. Desconéctalo de Internet. Si el ordenador que usas con Windows XP lo tienes para un par de programas o juegos viejos, o simplemente para imprimir, desconéctalo de Internet. Disminuirás en gran medida el riesgo a que accedan a él.
  3. Evoluciona: instala una versión más reciente de cualquier sistema operativo. De verdad, que no es nada complicado.

¿Decidido a actualizar tu ordenador?  Aquí te damos unas ideas de qué puedes hacer.

  • Actualizar a Windows 7 o Windows 8.1: sí, como oyes. Ya hay dos nuevas versiones de Windows esperándote. Ten en cuenta que ambas son de pago. Para saber cómo hacerlo, los chicos de Genbeta, te lo explican con todo lujo de detalles  aquí
  • Pásate a Linux: quizás hayas oído hablar de Linux. Es otro sistema operativo, al igual que Windows, con el que puedes hacer prácticamente lo mismo que hasta ahora. Además es gratuito. Quien mejor te puede explicar cómo hacerlo es la web de Bitelia  en este artículo suyo.
  • ¿Es hora de comprar nuevo ordenador?. Sí, ya te dabas cuenta. Cada vez el ordenador más lento, más desesperante. Te pones a pensar desde cuando lo tienes y ni te acuerdas… ¡Es hora de renovarlo!

¿Qué hará Superman cuando desaparezcan las cabinas de teléfono?

Todos tenemos grabadas a fuego en nuestra memoria esas imágenes de Clark Kent entrando en una cabina de teléfono, con la calle abarrotada de gente, sin saber que el peligro acechaba. Y cómo en una fracción de segundo salía convertido no en un pájaro, ni en un avión… sino en Superman!

Y es que las cabinas son para Superman algo cotidiano, necesario y vital. Por eso nos preguntamos, ¿qué hará Superman cuando desaparezcan las cabinas de teléfono? Sí, sí… aún existen. Igual que aún existen las líneas de telefonía basadas en el par de trenzado de cobre (o sea, las de toda la vida). superman_cabina

Para muchos, el teléfono fijo es cosa de abuelas, tal y como demuestra un reciente estudio del Centers for Disease Control and Prevention , en el que vemos cómo en Estados Unidos más del 38% de adultos y el 45,5% de los jóvenes viven en hogares sin teléfono fijo.

Aunque aún hay mucha gente que se resiste a evolucionar, este estudio nos demuestra que algo está cambiando, ya que el 39% de los hogares estadounidenses utilizan únicamente líneas móviles, cuando hace tres años ese porcentaje era del 26,6%.

Y sí, amigos, esto seguirá en aumento. Y llegará un momento en el que las líneas de teléfono tradicionales sucumban ante la tecnología, y las llamadas de VoIP ganen la batalla, provocando así que desaparezcan los cableados tradicionales, y con ello, las últimas cabinas tan necesarias para Clark Kent.

Amigo Kent, si estás leyendo esto, te recomendamos vayas haciendo tus maletas a otro planeta. Si ya te vemos poco por las calles de Metrópolis, me temo que en unos años no habrá cabinas para verte convertirte en Superman.


La Nube y la Tecnología 2.0

Hace unos años empezó a llegar a nosotros una Nube, no una de borrasca o de tormenta, la Nube de la tecnología 2.0 (también conocida como Cloud)

Ya para todos es familiar ese término, incluso empleamos servicios en la Nube a diario: desde leer nuestro correo electrónico o subir una foto a una red social hasta compartir un documento al momento con otras personas.

Hemos comprobado lo que nos decían, que la Nube es rápida, segura y eficaz, porque estemos donde estemos, simplemente hemos de conectarnos a Internet para tener todo a nuestro alcance.

Pero, ¿te has preguntado qué más puede darte la Nube? ¿Sabes qué otros servicios igual de eficaces y fáciles de usar podrías estar empleando ya para tu negocio? Muy fácil, la telefonía IP.

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Es la nueva forma de llamar por teléfono, la centralita 2.0, la Nube convertida en voz. Y no sólo es cómoda (la puedes usar con cualquier dispositivo que tenga acceso a internet), sino que es sencilla de utilizar (dispones de un número fijo o móvil, igual que los de las líneas convencionales), es escalable (puedes comenzar con un puesto de trabajo en una sede y terminar con decenas de ellos en varias sedes a lo largo del mundo) y es económica (porque sólo pagas por lo que usas, con unas tarifas muy atractivas)

Aunque este uso de la Nube aún te parezca un tanto lejano, ya hay muchas empresas que han optado por la telefonía 2.0 y que disfrutan de un buen servicio ahorrando en su factura.

¿Te animas a probarla? ¡En Monema te ofrecemos 30 días de prueba gratis!

Pásate a la telefonía IP en la Nube.

Cómo gestionar contraseñas de Internet con KeePass

Hace unos días tuve que reinstalar un ordenador a un familiar debido a que su disco duro dijo “para el bus que yo me bajo”. Sí, ya sé que está feo, quita trabajo a las tiendas de informática y que soy un informático pringao, pero como decía Don Vito, la famiglia es la famiglia (cosas de llevar algodones en los carrillos).

Bueno, pues en eso que estaba configurándole en el Thunderbird/Outlook sus cuentas de correo y le dije “anda, mete el usuario y contraseña”. Ante mi sorpresa se fue a otra habitación y al cabo del rato trajo una libreta de espiral que al abrir mostró su típico entramado de cuadraditos en la que, agarraos, él apuntaba las claves de años, no sólo del correo electrónico, sino de todos los servicios a los que accedía por Internet (sí, incluyendo banca online). Cierto es que encontró más o menos todas las claves que necesitábamos, pero no pude evitar comentarle lo rudimentario del procedimiento y que había herramientas por Internet que permiten algo menos de funcionalidad que una libreta pero la misma que una libreta de claves con mucha más comodidad y en cierta medida seguridad. Así que le instalé KeePass, parece que le gustó y espero que lo siga usando.

Os preguntaréis qué es esa maravilla. Pues bien, para poneros en situación comentar que todo el mundo que haya hecho un uso más o menos intensivo de Internet y más en un ámbito profesional o de empresa se encuentra en un momento determinado con una disyuntiva, a saber:

  • O mete la misma/s clave/s y usuario/s en todos los servicios que utiliza,
  • o usa una libretita de espiral con cuadraditos,
  • o guarda en un fichero en su propio ordenador con las claves y los usuarios.

Ni que decir tiene que todas las opciones suponen ciertas incomodidades y sobre todo problemas de seguridad de todo tipo.

Para mí la mejor y más sencilla respuesta a estos problemas es KeePass. No digo que tenga una seguridad garantizada ni mucho menos, pero si se utiliza bien puede ser una respuesta a la mayoría de los problemas y por supuesto a la mayoría de las incomodidades.

KeePass es una aplicación gratuita, de código libre y ligera que básicamente hace la función de un almacén de contraseñas. Eso sí, si queremos entrar al almacén es necesaria una contraseña. Este almacén permite definir una biblioteca de pares usuario/contraseña que podemos categorizar por grupos a nuestro gusto (Bancos, Servidores, Correo…).

Algo en lo que merece la pena hacer hincapié para un correcto uso de KeePass es en la contraseña de entrada al almacén que nos pedirá al crearlo. Lo recomendable es que establezcamos un contraseña fuerte, es decir de una longitud de al menos 10 caracteres (si son más mejor) que combine a ser posible letras (en mayúsculas y minúsculas), números y caracteres especiales (interrogaciones, admiraciones, signos de puntuación, etc.). También debemos tener en cuenta que tendremos que recordarla, pero con la ventaja de que es la única clave tendremos que recordar, así que hay que hacer un esfuerzo para ponerla complicada, ánimo.

Nueva base de datosEn cuanto al funcionamiento, una vez dentro de KeePass en el panel Grupos de la izquierda con botón derecho podremos añadir, editar y borrar grupos y subgrupos diseñando incluso una estructura de múltiples niveles.

También podemos añadir, editar y eliminar entradas (pares usuario/contraseña) con el botón derecho en el panel de la derecha. Una vez añadida una entrada de una manera sencilla podemos seleccionarla y copiar el usuario (Ctrl+B) o la contraseña (Ctrl+C) y pegarla en el navegador o donde corresponda sin necesidad ni siquiera de ver el contenido.

KeePassX LinuxAl hilo del tema de la fortaleza de las claves una funcionalidad muy útil de KeePass es la que permite generar contraseñas aleatoriamente. Nuestras contraseñas serán realmente aleatorias, ya que como sólo tenemos que copiarlas al lugar que corresponda una vez incluidas en nuestra biblioteca de claves, no necesitaremos verlas ni recordarlas. No necesitaremos que contengan palabras fácilmente memorizables que son una fuente de ataques de seguridad, llamados por razones comprensibles “de diccionario”. Buenas noticias: no más los largos ratos pensando nuevas contraseñas y además nuestras contraseñas nunca más incluirán el nombre del primer/a novio/a. ¡Hasta nunca, Puri!

Generador de contraseñasOtra recomendación es que si guardáis el fichero .kdb que genera KeePass con las contraseñas en vuestra máquina hagáis regularmente una copia a otro medio como una llave USB. Que no os pase que el disco duro diga basta y os encontréis echando de menos la libreta de cuadraditos.

En un futuro post comentaremos como compartir de claves entre varios usuarios y plataformas, cosa muy útil dentro del ámbito empresarial.

Como bonus aquí os dejo KeePass para las diferentes plataformas (son compatibles entre sí):

¿Cómo hablar con mis contactos en el extranjero?

Mi hermana está trabajando en Alemania, tengo un amigo viviendo en Nueva York, otros dos en Londres y uno en Venezuela. Además dos comerciales de mi empresa están visitando clientes en Canadá ¿Os sentís identificados con esta situación? La globalización está aquí y cada vez más  conocidos (empleados, familia, amigos), por una razón u otra, están fuera de España. ¿Cómo seguimos en contacto con ellos?

Por supuesto que hoy en día tenemos infinidad de opciones y la mayoría de ellas gratuitas. El omnipresente WhatsApp nos permite chatear con ellos a cualquier hora desde nuestro móvil. Podemos hablar mediante Viber o realizar una videoconferencia en alta definición mediante Skype. En resumidas cuentas, estamos en permanente contacto a pesar de que están a miles de kilómetros de nosotros. Pero esto a veces no es suficiente…

Para todas las opciones que hemos planteado, necesitamos algo indispensable para su funcionamiento: conexión a Internet. Y como probablemente os hayáis dado cuenta, esto no está siempre disponible, o al menos, con la calidad o velocidad mínima necesarias. Por esta razón vamos a ver cómo usar la centralita de Monema Empresas para poder hablar con gente de fuera de España.

Suponemos que la persona con la que queremos hablar tiene un teléfono móvil o fijo del país en el que reside. La forma más sencilla para llamar a ese número, si tenemos la centralita de Monema Empresas configurada y un teléfono conectado a ella delante nuestro, es marcar el número. Imaginemos que el número al que queremos llamar es el siguiente: +1 917 225 0539 (perteneciente a Estados Unidos). Desde nuestro teléfono conectado a la centralita marcaremos el 00019172250539. El primer 0 le dice a la centralita que la llamada es externa, y los dos siguientes que es una llamada internacional. De esta forma llamaremos a Estados Unidos de forma inmediata y a un coste de 1 céntimo el minuto. Sencillo, ¿no?

Aún a pesar de lo fácil que resulta, puede no ser la mejor solución en todos los casos, porque presuponemos dos cosas: que tenemos un teléfono registrado con la centralita en ese momento y que tenemos conexión a Internet. Y no siempre tenemos ambas a mano.

La centralita de Monema Empresas nos permite una configuración mucho más flexible y completa, que va a hacer posible que contactemos con la persona deseada desde cualquier teléfono, a un coste muy reducido y sin las limitaciones indicadas anteriormente. Para ello vamos a crear un Plan de Llamadas que nos permita hacer todo esto.

Lo primero que haremos será contratar en Monema un número geográfico local, en mi caso uno de La Rioja, y lo situamos en nuestro plan de llamadas. mediante el primer componente de nuestro plan de llamadas, llamado “Nº público”

Cualquier persona que llame a ese número de teléfono, hará que se desencadenen el resto de acciones que configuremos tras éste.

En segundo lugar, ponemos una locución que nos pregunte con quien queremos hablar. Para ello, usamos el componente “Texto leído“. En este componente, podemos escribir un texto que se reproducirá como si alguien lo estuviera leyendo. Podemos elegir entre varios tipos de voces tanto en inglés como en castellano. En este caso escribo el nombre y número asignado a las distintas personas con las que quiero contactar.

El componente anterior, simplemente lee un texto que escribamos, el que realmente le dice a la centralita que haga una cosa u otra según el número pulsado es nuestro tercer componente, llamado “Si pulsa” que mantiene a la centralita esperando a que la persona que llama, pulse un número en el teclado de su teléfono.

Como veis, en este componente podemos poner los dígitos que deseamos que desencadenen alguna acción en caso de pulsarlos la persona que llama. En nuestro caso, simplemente queremos que la centralita llame a la persona seleccionada.

Este último paso lo logramos mediante el componente “Llamada a nº externo” que hace que la centralita llame a cualquier número del mundo.

Una vez conectado este último componente a la centralita, hemos terminado de configurar, de forma sencilla y en apenas cinco minutos, un complejo plan de llamadas. Hagamos un resumen de los pasos que hemos llevado a cabo:

  1. Hemos contratado un número geográfico desde el Panel de Control de la centralita de Monema
  2. Hemos habilitado ese número en nuestro Plan de llamadas (mediante el componente “Nº público”)
  3. Hemos configurado una locución que nos pregunta con qué persona queremos hablar y que se escucha cuando alguien llama al número contratado en el paso 1 (mediante el componente “Texto leído”)
  4. Luego mantenemos a la centralita en espera para que el llamante pulse un número (mediante el componente “Si pulsa”)
  5. Tras pulsar un número, se comienza a llamar a la persona elegida (mediante el componente “Llamar a nº externo”)
  6. Habla el tiempo que desees con tu amigo con una calidad de voz inigualable.

Veamos por último el plan de llamadas completo que hemos configurado y tenemos plenamente funcional en apenas cinco minutos.

 

Nota: la llamada que hace la centralita al número de situado en el extranjero la paga quien tiene la centralita contratada, no la persona que ha llamado al número local. Para dicha persona la llamada tendrá el coste de un número local, que en muchos casos será gratis porque tenga contratada una tarifa plana.

¿Qué es una centralita virtual?

La mayoría de las empresas, sin importar su actividad, necesitan una centralita para poder atender correctamente las llamadas de sus clientes.

¿Qué ofrece una centralita respecto a una línea de teléfono convencional? Las ventajas son innumerables: transferencia de llamadas entre trabajadores, distribución automática de llamadas entrantes, desvíos por horario de atención al cliente, etc.

Ahora bien, cuando una empresa se decide a incorporar una centralita dispone de múltiples opciones y no siempre se dispone de toda la información para escoger el mejor sistema telefónico. La primera opción a tomar es elegir entre una centralita física tradicional o una centralita virtual. Estas últimas son menos conocidas, pero la flexibilidad, el ahorro de costes y las funcionalidades que ofrecen las hacen más apropiadas para la gran mayoría de empresas.

En la siguiente infografía se hace una breve introducción a las centralitas virtuales y las ventajas que ofrecen respecto a las físicas.

centralita_virtual

Como instalar Jappix, un chat de atención al cliente gratuito para tu web

Hoy en día la mayoría de las empresas tienen una web en la que ofrecer sus productos o servicios. Aunque no se realice venta online, un factor clave para ayudar a la conversión de las ventas es ofrecer un chat de atención al cliente para resolver al visitante las posibles dudas que pueda tener el momento de la visita.

Hay muchas opciones de pago, pero hoy nos centraremos en una gratuita: Jappix, que aunque no ofrece todas las funcionalidades más avanzadas de otras soluciones, puede cumplir su cometido.

Jappix es un proyecto open source y gratuito que incluye, entre otras funcionalidades, la opción de incluir un chat web. Basta con insertar un pequeño código Javascript en las páginas de la web en las que queramos que aparezca y en unos minutos podremos atender a los visitantes desde cualquier cliente de chat XMPP, como por ejemplo Pidgin en Windows o Linux, Adium en Mac.

Los pasos son los siguientes:

  • Crear una cuenta de usuario en jappix.com. Para ello, sólo hay que ir a esta dirección: http://jappix.com y hacer clic en “Registrarse”. En este caso crearemos una cuenta llamada “atencion@jappix.com” y le ponemos una contraseña que usaremos posteriormente.

Captura Jappix

  • Una vez creada la cuenta, tendremos que configurar un cliente de chat XMPP. Para Windows y Linux podemos optar por Pidgin y en Mac por Adium. En este explicaremos la configuración para Pidgin para Windows, pero en el resto de casos es muy similar.
  • Primero descargamos, instalamos Pidgin y lo abrimos. La primera vez que se ejecuta, Pidgin nos da la bienvenida con la siguiente pantalla. Hacemos clic en “Añadir…” para configurar la cuenta de Jappix:
    jappix_pidgin_cuentas01
  • En la siguiente pantalla, introducimos los siguientes valores:
    • Protocolo: XMPP
    • Nombre de usuario: el mismo que pusimos al registrarnos en jappix.com, (sin introducir @jappix.com). En nuestro caso ponemos “atencion”.
    • Dominio: aquí introducimos “jappix.com”.
    • Contraseña: la misma contraseña que elegimos al crear la cuenta en jappix.com.jappix_pidgin_cuentas02
    • Hacemos clic en “Añadir” y la cuenta ya estará configurada.
    • Ahora sólo queda insertar el código Javascript en el código HTML de nuestra página. Debemos modificar el valor MINI_CHATS = [‘atencion@jappix.com’]; por el nombre de usuario que escogimos al registrarnos en jappix.com
<head>

    <script type="text/javascript" src="https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/1.4.4/jquery.min.js"></script>
    <script type="text/javascript" src="http://jappix.com/php/get.php?l=en&t=js&g=mini.xml"></script>

    <script type="text/javascript">
       jQuery(document).ready(function() {
          MINI_CHATS = ['atencion@jappix.com'];
          MINI_ANIMATE = true;
          launchMini(false, true, "anonymous.jappix.com");
       });
    </script>

</head>
  • Al abrir ahora la página web, debería aparecer en la parte inferior derecha el icono de chat y se puede iniciar una conversación entre la web y Pidgin:
    jappix_captura